Системный подход в теории управления – это:

Концентрация внимания на целостности структуры организации;

Взаимозависимость частей организации, работающих ради одной цели;

Ориентация управления на конечные результаты деятельности фирмы, в условиях быстро меняющейся внешней среды.

В управлении он основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей.

Его сущность заключается:

В понимании объекта исследования как системы;

В рассмотрении процесса исследования объекта как системного по своей логике и применяемым средствам.

Черты системного подхода:

 Системный подход - форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

 Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета - <собственный> уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы - <вышестоящий> уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами - <нижестоящий> уровень.

 Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями .

Основные принципы системного подхода:

1.Цели - ориентирует на то, что при исследовании объекта необходимо, прежде всего, выявить цель его функционирования. Данный принцип строится на соблюдении двух условий:

 цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы степень её достижения можно было оценить (задать) количественно;

 в системе должен быть механизм, позволяющий оценить степень достижения заданной цели.

2.Двойственности вытекает из принципа цели и означает, что система должна рассматриваться как часть системы более высокого уровня и в то же время как самостоятельная часть. Взаимосвязь с принципом цели состоит в том, что цель функционирования объекта должна быть подчинена решению задач функционирования системы более высокого уровня.

3.Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

4.Целостности требует рассматривать объект как нечто выделенное из совокупности других объектов, выступающее целым по отношению к окружающей среде, имеющее свои специфические функции и развивающееся по свойственным ему законам.

5.Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

6.Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

7.Историзма обязывает исследователя «вскрывать» прошлое системы и выявлять тенденции и закономерности её развития в будущем.

Недостатки системного подхода:

1.Системность означает определенность. Но мир неопределенен. Рыночная среда очень подвижна, неустойчива и лишь в какой-то мере моделируема, познаваема и поддается контролю. То же характерно и для поведения организаций, работников.

2.Системность означает непротиворечивость, но, скажем, ценностные ориентации в организации и даже у одного ее участника иногда противоречивы до несовместимости и никакой системы не образуют.

3.Системность означает целостность, но, скажем, клиентская база оптовых, розничных фирм, банков и т.п. никакой целостности не образует, поскольку она не всегда может быть интегрирована и каждый клиент имеет несколько поставщиков и может бесконечно их менять. Нет целостности и у информационных потоков в организации.

В целом, системный подход предполагает: постановку целей и выделение ресурсов, требующихся для достижения этих целей; чёткое определение количественных характеристик, взаимосвязей различных отраслей экономики – промышленности, транспорта, сельского хозяйства, а также отдельных территориальных комплексов; расчёт показателей эффективности затрат и обеспечение наиболее рациональной структуры потребления. При этом подходе исследование взаимосвязей осуществляется в каком– либо одном аспекте (чаще всего в экономическом) или с учётом комплекса политического и психологического аспектов управления, т. е. предполагается рассмотрение исследования во взаимосвязи всех его существенных характеристик. Наибольшее распространение системный подход получил в связи с решением задач оптимального планирования, требующих построения многокомпонентных систем разного уровня. Поэтому одним из важнейших его направлений является составление и реализация целевых комплексных программ.

История развития науки управления включает в себя ряд этапов, зачатки управления появились очень давно, а вот теоретические основы стали развиваться в конце XIX столетия.

Концепции менеджмента , которые сформировали его теоретическую базу, принято делить на две большие группы (по классификации Виханского и Наумова).

1. Одномерные учения об управлении – эта группа учений включает в себя самые первые концепции, которые принято именовать школами менеджмента. Здесь выделяются 4 школы – научная, административная, человеческих отношений и количественная. Каждая школа занималась изучением своего направления в менеджменте в отдельности, пытаясь доказывать свои гипотезы.
2. Синтетические учения об управлении – эта группа включает комплексные подходы к управленческим процессам. В отличие от одномерных учений, которые рассматривают один управленческий процесс в отдельности, синтетические учения говорят, что управление это сложное явление, включающее в себя множество процессов. На сегодня выделяется три подхода к управлению или подхода к менеджменту:
— Процессный подход.
— Системный подход или системная концепция.

Рассмотрим подробнее эти подходы и их особенности.

Процессный подход к управлению

Авторы процессного управления, по сути, продолжили идеи Файоля. Разница лишь в том, что они не разделяют части управления и само управление от организации, по их мнению, это все единое целое – ЕДИНЫЙ ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ .

Основная заслуга данного подхода для современного менеджмента это формулировка базовых функций управления. Как отмечалось в предыдущей лекции таких функций 4 – планирование, организация, мотивация, контроль, и к этим функциям добавляются связывающие процессы – коммуникации и принятие решений. Все вместе они образуют так называемый процесс управления или цикл менеджмента.

Процессный подход рассматривает управление как сложно устроенную последовательность действий , каждая из которых вкладывает свой вклад в общий процесс управления. Таким образом, мы и получаем что менеджмент это процесс управления, фактически набор определенных функций и правил, которые выполняет руководитель или вся система управления.
На рисунке приведем, вольную интерпретацию схемы цикла менеджмента. Последовательность функций всегда именно такая, лишь меняются направления работы. Или планируем новое, потом выполняем, потом проверяем. Или находим способы улучшения работы, потом выполняем ее, потом проверяем, а в заключении сравниваем так все или не так как намечали.

Учитывая особенность синтетических учений об управлении можно сказать, что все подходы взаимосвязаны между собой. Так процесс управления можно рассматривать как систему, имеющую подсистемы.

Системный подход к управлению

Концептуально все открытые системы работают в окружении внешней среды. Среда эта влияет на деятельность систем, но и позволяет им функционировать, давая что-то и получая что-то взамен. Проследим, что же относится к этим базовым процессам на примере организации.

Все организации являются открытыми системами.

Системная концепция раскрывает основы функционирования организации и других систем, она говорит о том, что все системы в условиях внешнего окружения развиваются. Но вот процессы этого развития могут быть разнообразны, и на них могут влиять множество факторов и ситуаций.

Ситуационный подход к управлению

В книге Основы менеджмент Майкла Мескона предложен пошаговый алгоритм использования ситуационного подхода. Именно эти действия позволят повысить эффективность управленческого процесса и решить сложные ситуации.

На процесс качественного решения ситуаций влияет эффективно проведенный анализ. А на результаты анализа значительное влияние оказывают переменные, появляющиеся в каждой ситуации.

Ситуационные переменные очень разнообразны и зависят от показателей времени, экономических, политических процессов, научного прогресса и многих других элементов. Чем точнее определены эти переменные, тем проще проводить анализ и использовать разные методы управления. Все это составляющие внешней и внутренней среды организации, речь о которых пойдет в следующей лекции.

Система – это совокупность взаимодействующих элементов, объединяющих потоки информации прямыми и непрямыми связями и составляющими единое организационное целое. При этом элемент - это обособленная самостоятельная часть системы, которая должна выполнять соответствующую функцию относительно достижения общих целей всей системы .

По определению профессора Р. А. Фатхутдинова в книге «Система менеджмента», система менеджмента - это система взаимосвязанных науч­ных подходов к менеджменту и методов управления, целевой, функциональ­ной и обеспечивающей подсистем, способствующих принятию и реализации конкурентоспособных управленческих решений, направленных на удовлетворение заданной потребности.

Система управления - это некоторая целосностъ, состоящая из отдельных элементов, которые находятся между собой во взаи­мосвязи и взаимозависимости.

С точки зрения менеджмента система состоит из двух частей:

Управляемой системы;

Управляющей системы.

Таким образом, любая организация – это единство двух систем: управляемой и управляющей.

Предприятие может рассматриваться как закрытая и открытая система (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 - Предприятие как открытая и закрытая системы

Примером закрытой системы может быть приведена организация деятельности оборонного завода. В отличие от закрытой системы, системы открытого типа имеют входные и выходные каналы, позволяющие ей взаимодействовать с внешней средой (табл. 1.2).

Таблица 1.2 – Характеристика открытой системы

Для любой системы характерны следующие свойства:

1) Целостность . Позволяет рассматривать одновременно систему как единое целое и в тоже время как подсистему для вышестоящих уровней.

2) Множественность . Это свойство позволяет использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

3) Динамичность , т.е. постоянное изменение структуры системы.

4) Абстрактный характер описания системы.

5) Иерархичность строения , т.е. наличие множества элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня – элементам высшего уровня.

6) Взаимозависимость . Элементы системы нельзя рассматривать отдельно, поскольку существует влияние одного из них на другие.

7) Структурность . Позволяет анализировать элементы системы и их взаимосвязь в рамках конкретной структуры.

Элементы системы управления являются подсистемами, то есть каждая из них может рассматриваться как самостоятельная система, в свою очередь, состоящая из элементов, находящихся во взаимосвязи и взаи­мозависимости. Например, институт - система, факультет - подсистема, министерство - надсистема.

В системе управления на уровне основного звена, то есть пред­приятия можно выделить следующие подсистемы:

1) технологическая;

2) техническая;

3) организационная;

4) научно-техническая;

5) экономическая;

6) информационная;

7) социальная.

Технологическая подсистема - совокупность всех основных и вспомога­тельных технологических процессов предприятия, последовательное и каче­ственное выполнение которых обеспечит нормальный процесс производства и реализации продукции. Технологическая подсистема включает совокуп­ность соответствующих правил и норм выполнения каждой операции.

Техническая подсистема - обусловлена структурой и содержанием техно­логической подсистемы, включая все элементы материально-технической базы (МТБ).

Организационная подсистема - процессы организации дея­тельности предприятия и организации управления предприятием.

Научно-техническая подсистема - охватывает научно-исследовательские, проектные и опытно-конструкторские работы на предприятии, которые яв­ляются основой инновационного процесса.

Экономическая подсистема - отражает движение всех видов ресурсов на предприятии, отражает экономические результаты хозяйственной деятельности пред­приятия.

Информационная подсистема - охватывает процессы коммуникаций и информационное обеспечение всех остальных подсистем.

Социальная подсистема - охватывает процессы разработки и реализации кадровой политики на предприятии.

Представители школы социальных систем основными системными элементами управления предприятиями считали цели, структуру, задания, технологию и кадры (рис. 1.4).

Рисунок 1.4 - Взаимосвязь системных элементов управления предприятием

Первым элементом системы, представленной приверженцами социальной школы являются цели – это конкретное конечное состояние или желаемый результат. Этот элемент детально будет рассмотрен в теме № 2 «Планирование в организации».

Следующий элемент – структура. Структура - это логическое взаимоотношение уров­ней управления и функциональных областей, которые позволяют наиболее эффективно достигать цели организа­ции.

Структура включает в себя:

Специализированное разделение труда - закрепление работы за специалистами, которые способны её выполнить лучше всех (по горизонтали);

Сферы контроля - число лиц, подчинённых одному руководителю (по вертикали).

Если одному руководителю подчиняется большое коли­чество людей, то это широкая сфера контроля (плоская структура управления).

Если сфера контроля узкая (руководителю подчиняется мало людей), то это многоуровневая структура.

Третий элемент системы – это задачи , т.е. предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Задачи организации делятся на три категории:

1) работа с людьми;

2) предметами труда;

3) работа с информацией.

Следующим элементом является технология. Технология - это средство преобразования сырья (люди, информация, материалы) в искомые продукты и услуги.

Технология - это сочетание квалификационных навы­ков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Заключительным элементом системы ученые считали кадры . Поведение человека в обществе и на работе является следствием сочетания индивидуальных характеристик личности, к которым относятся:

а) способности;

б) предрасположенность, одарённость;

в) потребности;

г) ожидания;

д) восприятие;

е) взгляды;

ж) ценности.

Достоинством данного подхода является то, что в центре системы управления стоят цели, как исходный момент процесса управления, опреде­ляющий все остальные элементы. Вместе с тем, недостатком данного подхо­да к структуре системы управления является отсутствие выделения субъекта и объекта управления, а также их связи с внешней средой предприятия, что не отражает особенностей системы управления предприятием как открытой системы.

Одной из наиболее популярных концепций системного подхода является теория «7–S» , разработанная исследовате­лями, работавшими с консультационной фирмой «Мак-Кинзи».

Авторы теории считают, что эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с необходимостью требует соответствующего изменения остальных шести. Так как по-английски название всех этих составляющих начинается на «с», эта концепция получила название «7-S».

В соответствии с этой концепцией ключевыми составляющими явля­ется:

1. Стратегия (strategy) - планы и направления действия, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению определенных действий во времени для достижения поставленных целей.

2. Структура (structure) - внутренняя композиция организации, отражающая деление организации на подразделения, иерархическую субординацию этих подразделений и распределение власти между ними.

3. Системы технологии (systems) - процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации.

4. Штат (staff) - важные группы кадров, существующие в организации, охарактеризованные по возрасту, полу, образованию и т.п.

5. Стиль (style) - способ, каким руководители управляют организацией; сюда же относится организационная культура.

6. Квалификация (skills) - отличительные возможности ключевых людей в органи­зации.

7. Разделенные ценности (shared values) - смысл и содержание основных направлений дея­тельности, которые организация доводит до своих членов.

В соответствии с данной концепцией, только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи компонент.

Как считает профессор Р. А. Фатхутдинов, структура системы менеджмента должна максимально отвечать требованиям научных подходов и принципов менеджмента. Он предложил структуру системы менеджмента, представленную на рисунке 1.5.

Р. А. Фатхутдинов считал, что системы состоит из семи элементов: научное обоснование системы менеджмента (современные научные подходы к менеджменту, принципы менеджмента, общие методы менеджмента); экономики системы менеджмента (основные законы рыночных отношений, экономическое обоснование мероприятий по повышению эф­фективности менеджмента, основные показатели финансового плана); целевой подсистемы (повышение качества товаров и услуг, ресурсосбережение, расширение рынка сбыта товаров, организационно-техническое развитие производства, социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды); функциональной подсистемы (планирование (анализ, прогнозирование, моделирование, оцен­ка, разработка планов и программ), организация процессов, учет и контроль, мотивация, регулирование); обеспечивающей подсистемы (методическое обеспечение, ресурсное обеспечение, информационное обеспечение, правовое обеспечение, организационно-техническое обеспечение системы менеджмен­та); управляющей подсистемы; внешней среды системы менеджмента (управление персоналом, социология и психология менеджмента, процесс оптимизации, принятия и реализации решений, анализ в принятии решений, прогнозирование в принятии решений).

Рисунок 1.5 - Структура системы менеджмента

Примечание:

1.1. современные научные подходы к менеджменту;

1.2. принципы менеджмента;

1.3. общие методы менеджмента;

2.1. основные законы рыночных отношений;

2.2. экономическое обоснование мероприятий по повышению эф­фективности менеджмента;

2.3. основные показатели финансового плана;

3.1. повышение качества товаров и услуг;

3.2. ресурсосбережение;

3.3. расширение рынка сбыта товаров;

3.4. организационно-техническое развитие производства;

3.5. социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды;

4.1. планирование (анализ, прогнозирование, моделирование, оцен­ка, разработка планов и программ);

4.2. организация процессов;

4.3. учет и контроль;

4.4. мотивация;

4.5. регулирование;

5.1 методическое обеспечение;

5.2 ресурсное обеспечение;

5.3 информационное обеспечение;

5.4 правовое обеспечение;

5.5 организационно-техническое обеспечение системы менеджмен­та;

6.1 макросреда фирмы;

6.2 инфраструктура рынка;

6.3 микросреда рынка;

7.1 управление персоналом;

7.2 социология и психология менеджмента;

7.3 процесс оптимизации, принятия и реализации решений;

7.4 анализ в принятии решений;

7.5 прогнозирование в принятии решений.

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы……………….2

2. Организационная система: основные элементы и типы…………………………3

3. Теория систем………………………………………………………………………5

• Основные понятия и характеристики общей теории систем
• Характеристики открытых организационных систем

· Пример: банк с точки зрения теории систем

4. Значение системного подхода в управлении …………………………………………...7
Введение

По мере того, как развивается промышленная революция, рост крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять. Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория системного подхода к организациям, теория вероятностей и др.

В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде под системой понимается со­вокупность взаимосвязанных элементов, образующих оп­ределенную целостность, некоторое единство.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке - системного подхода.

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология - раздел философии, изуч. формы и методы научного познания) является общая теория систем, начало кот. положил австралийский биолог Л. Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из кот. можно вывести общесистемные закономерности.

Определим черты системного подхода :

1. Сист. подход - форма методологического знания, связ. с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

2. Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета - «собственный» ур-нь; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы - «вышестоящий» ур-нь; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами - «нижестоящий» ур-нь.

3. Сист.подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

С учётом сказанного определим понятие системного подхода :

Сист. подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в кот. выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методо­логии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-эко­номической системы.

Обратимся к истории.

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители принимая решения руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но тем не менее до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновре­менно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - эле­ментам высшего уровня. Реализация этого принципа хо­рошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управ­ляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкрет­ной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойства­ми самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать мно­жество кибернетических, экономических и математиче­ских моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

2. Организационная система: основные элементы и типы

Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы и определенное количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

1. Первая попытка строилась на идее целесообразности. Организация - есть целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую цель.

2. Организация - социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных).

3. Организация - гармония, или соответствие, частей между собой и целым. Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.

4. Организация - целое, которое не сводится к простой арифметической сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше суммы своих частей (всё зависит от эффективности связей).

5. Честер Бернард (на Западе считается одним из основоположников современной теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально принимают решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе определённых процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определим организационную систему.

Организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают:

·производство

·маркетинг и сбыт

·финансы

·информация

·персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

Люди . Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи . Организационная цель - есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация- инструмент для достижения целей.

В настоящее время нет единства в определении понятия «система». В первых определениях в той или иной форме говорилось о том, что система - это элементы и связи (отношения) между ними. Например, основоположник теории систем Людвиг фон Берталанфи определял систему как комплекс взаимодействующих элементов или как совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом и со средой. А. Холл определяет систему как множество предметов вместе со связями между предметами и между их признаками. Ведутся дискуссии, какой термин - «отношение» или «связь» - лучше употреблять.

Позднее в определениях системы появляется понятие цели. Так, в Философском словаре система определяется как «совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой определенным образом и образующих некоторое целостное единство».

В последнее время в определение понятия системы наряду с элементами, связями и их свойствами и целями начинают включать наблюдателя, хотя впервые на необходимость учета взаимодействия между исследователем и изучаемой системой указал один из основоположников кибернетики У.Р. Эшби .

Система есть нечто целое, организованное множество.

Система есть множество вещей, свойств и отношений

Система в современном понимании есть некая совокупность внутренне взаимосвязанных частей. Основоположником теории систем стал Людвиг фон Берталанфи.

Система (от греч. systema - целое, составленное из частей соединение) - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.

Системой (по Дж. О"Шонесси) называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Существуют различные классификации систем в зависимости от целей исследования:

по отношению к внешней среде системы подразделяются на:

открытые - системы, способные обмениваться со средой массой, энергией и информацией;

закрытые - системы, изолированные от внешней среды;

Экономические системы - открытые, они являются составной частью более общей социально-экономической системы;

по признаку изменения системы в зависимости от фактора времени:

статические системы, состояние которых с течением времени остается практически постоянным;

динамические системы, изменяющие свое состояние во времени.

по признаку однородности входящих в систему элементов выделяются:

гомогенные системы, состоящие из однородных элементов и допускающие взаимозаменяемость;

гетерогенные системы, состоящие из разнородных элементов и не обладающие свойством взаимозаменяемости;

по степени организованности различают:

хорошо организованные системы - означают возможность определения элементов системы, их взаимосвязей между собой и целями системы;

плохо организованные (или диффузные) системы - характеризуются некоторым набором макропараметров и закономерностей, выявленных не на основе исследования всего объекта, а только по представительной выборке компонентов, характеризующих объект или процесс в целом;

самоорганизующиеся или развивающиеся системы - характеризуются как признаками, характерными для диффузных систем (стохастичностью поведения, нестабильностью отдельных параметров), так и специфическими признаками, основными из которых являются: непредсказуемость поведения, способность адаптироваться к изменяющимся условиям среды, менять структуру, сохраняя при этом свойство целостности; способность противостоять энтропийным тенденциям, формировать возможные варианты поведения и выбирать из них лучший.

Применение теории систем в менеджменте в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо определить, что такое система.

Системой называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию. Здесь существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и / или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» еще не система, пока не сформирован, скажем, некий механизм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы.

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Определим черты системного подхода:

Системный подход - форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета - «собственный» уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы - «вышестоящий» уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами - «нижестоящий» уровень.

Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

Основные принципы системного подхода (системного анализа):

Системный подход в исследовании управления можно представить в совокупности принципов, которым необходимо следовать и которые отражают как содержание, так и особенность системного подхода.

А. Принцип целостности

Он заключается в выделении объекта исследования целостным образованием, т.е. отграничении его от других явлений, от среды. Это можно сделать только посредством определения и оценки отличительных свойств явления и сравнения этих свойств со свойствами его элементов. При этом объект исследования не обязательно должен носить название системы. Например, система управления, система работы с персоналом и т.д. Это может быть механизм, процесс, решение, цель, проблема, ситуация и пр. Напомним, что системный подход - это установка на изучение, это комплекс принципов и методов исследования.

Целостность - это не абсолютная характеристика, она может выражаться в определенной мере. Системный подход предполагает установление этой меры. Этим он отличается от подходов аспектного, многоаспектного, комплексного, репродукционистского, концептуального, в рамках которых целостность выступает не как реальное и объективное свойство, а, следовательно, и характеристика объекта, а как некоторое условие его изучения. Здесь целостность имеет условный характер.

Б. Принцип совместимости элементов целого.

Целое только тогда может существовать в качестве целого, когда совместимы между собой составляющие его элементы. Именно их совместимость и определяет возможность и наличие связей, их существование или функционирование в рамках целого. Системный подход требует оценить с этих позиций все элементы целого. При этом совместимость следует понимать не просто как свойство элемента как такового, а его свойство в соответствии с положением и функциональным статусом в этом целом, его отношение к системообразующим элементам.

Системообразущим элементом для социально-экономической системы является человек. Его отношения с другими людьми по самым различным поводам (техника, технология, информация, социальная принадлежность, психология, стоимость, деньги и т.д.) и характеризуют и связи в социально-экономической системе и ее целостность. Управление, так же как и производство, общество, фирма и т.д., т.е. некая общность людей, объединенных одной из их потребностей, является социально-экономической системой. В исследовании этой системы можно использовать как аспектный, так и системный подход.

В. Принцип функционально-структурного строения целого.

Этот принцип заключается в том, что при исследовании систем управления необходимо анализировать и определять функциональное строение системы, т.е. видеть не только элементы и их связи, но и функциональное содержание каждого из элементов. В двух идентичных системах с одинаковым набором элементов и их одинаковым строением может быть различным содержание функционирования этих элементов и их связи по определенным функциям. Это часто и оказывает влияние на эффективность управления. Например, в системе управления могут быть неразвитыми функции социального регулирования, функции прогнозирования и планирования, функции связей с общественностью.

Особым фактором использования этого принципа является фактор развитости функций и степень их обособления, которая в определенной мере характеризует профессионализм ее реализации.

Исследование функционального содержания системы управления обязательно должно включать и определение дисфункций, которые характеризуют наличие таких функций, которые не соответствуют функциям целого и тем самым могут нарушить устойчивость системы управления, необходимую стабильность ее функционирования. Дисфункции - это как бы лишние функции, иногда устаревшие, потерявшие свою актуальность, но в силу инерции еще существующие. Их необходимо выявлять при исследовании.

Г. Принцип развития

Любая система управления, которая является объектом исследования, находится на определенном уровне и этапе развития. Все ее характеристики определяются особенностями уровня и этапа развития. И это нельзя не учитывать в проведении исследования. Как это можно учесть? Очевидно, посредством сравнительного анализа прошлого ее состояния, настоящего и возможного будущего. Конечно, здесь возникают трудности информационного характера, а именно: наличие, достаточность и ценность информации. Но эти трудности могут быть уменьшены при систематическом исследовании системы управления, позволяющем накапливать необходимую информацию, определять тенденции развития и экстраполировать их на будущее.

Д. Принцип лабилизации функций

Оценивая развитие системы управления, нельзя исключать возможность изменения ее общих функций, приобретения ею новых функций целостности, при относительной стабильности внутренних, т.е. их состава и структуры. Такое явление характеризует понятие лабильности функций системы управления. В реальной действительности нередко приходится наблюдать лабильность функций управления. Она имеет определенные пределы, но во многих случаях может отражать как положительные, так и отрицательные явления. Конечно, это должно быть в поле зрения исследователя.

Е. Принцип полуфункциональности

В системе управления могут быть функции полифункционального назначения. Это функции, соединенные по определенному признаку, для получения какого-либо специального эффекта. Его можно иначе назвать принципом функциональной совместимости. Но совместимость функций определяется не только ее содержанием, как нередко принято считать, но и целями управления и совместимостью исполнителей. Ведь функция - это не просто вид деятельности, но и человек, который реализует эту функцию. Часто функции, казалось бы несовместимые по своему содержанию, оказываются совместимыми в деятельности определенного специалиста. И наоборот. При исследовании полифункциональности нельзя забывать о человеческом факторе управления.

Ж. Принцип итеративности

Любое исследование является процессом, предполагающим определенную последовательность операций, использования методов, оценки результатов предварительных, промежуточных и конечных. Это характеризует итерационное строение процесса исследования. Его успех зависит от того, как мы выберем эти итерации, как будем их комбинировать.

З. Принцип вероятностных оценок

В исследовании не всегда существует возможность достаточно точно проследить и оценить все причинно-следственные связи, иначе говоря, представить объект исследования в детерминированном виде. Многие связи и отношения имеют объективно вероятностный характер, многие явления можно оценить лишь вероятностно, если учитывать современный уровень, современные возможности изучения явлений социально-экономического и социально-психологического плана. Поэтому исследование управления должно быть ориентировано на вероятностные оценки. Это означает широкое использование методов статистического анализа, методик расчета вероятности, нормативных оценок, гибкого моделирования и пр.

И. Принцип вариантности.

Этот принцип вытекает из принципа вероятности. Сочетание вероятностей дает различные варианты отражения и понимания действительности. Каждый из таких вариантов может и должен быть в фокусе внимания исследования. Любое исследование может быть ориентировано либо на получение единственного результата, либо на определение возможных вариантов отражения реального положения дел с последующим анализом этих вариантов. Вариантность исследования проявляется в разработке не единственной, а нескольких рабочих гипотез или разнообразных концепций на первом этапе исследования. Вариантность может проявляться и в выборе аспектов и методов исследования, различных способов, скажем моделирования явлений.

Но эти принципы системности только тогда могут быть полезны и эффективны, могут отражать действительно системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, т.е. во взаимозависимости и в связи друг с другом. Возможен такой парадокс: принципы системного подхода не дают системности в исследовании, потому что используются спорадически, без учета их связи, субординации, комплексности. Принципы системности надо использовать тоже системно.

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Особенность системного подхода состоит в том, что система управления рассматривается как средство решения проблем организации. В этом подходе используется, как правило, методология системного анализа.

Системный подход пытается рассмотреть организацию и внешнюю среду в которой она функционирует, как целое. (Приложение 1). Фирма рассматривается как сеть решающих центров, связанных между собой и с внешним миром коммуникационными каналами. Организация при таком подходе ориентирована на процесс принятия решений, мотивацию и контроль.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация. Материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование (Приложение 2).

Простая система ориентирована на достижение одной цели. Сложная система стремится к достижению нескольких взаимосвязанных целей. Управление системой будет эффективным, если в процессе преобразований внутри организации соотношение количества и качества потребляемых ресурсов на выходе-входе будет увеличиваться. В противном случае управление организацией не является, эффективным.

В настоящее время системный подход можно считать универсальной методологией менеджмента, суть которой - формирование образа мышления, рассматривающего в единстве все явления внешней и внутренней среды. Этот метод получил широкое распространение в современной теории и практике менеджмента. Например, за рубежом для оценки качеств менеджера его без предупреждения отправляют в длительную командировку. Если во время его отсутствия фирма работает успешно, то это является позитивной оценкой деятельности менеджера. Однако часто во время отсутствия руководителя деятельность становится менее эффективной - это свидетельствует о том, что менеджер оказывал влияние не на всю систему в целом (т.е. не обеспечивал стратегическое развитие фирмы), а ежедневно сам занимался текущими вопросами, не доверяя их руководителям среднего звена. Сущность системного, подхода к управлению - мысленный охват всех явлений как единое целое, их объективная оценка, обеспечение развития всей системы с учетом внутренних переменных (цель, структура организации, персонал, техника, технология), предвидение положительных и отрицательных последствий, принимаемых управленческих решений.

Важнейшие принципы системного подхода:

процесс принятия решений должен начинаться с выявления и четкого формулирования конкретных целей

необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения;

необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения целей;

цели отдельных подсистем не должны вступать в конфликт с целями всей системы;

восхождение от абстрактного к конкретному;

единство анализа и синтеза, логического и исторического;

выявление в объекте разнокачественных связей и их взаимодействие и др.

Решение - это выбранная альтернатива, выбранный способ действия. К тому же решение предполагает воздействие на поведение персонала. Принятие решения - выбор этой альтернативы, выбор способа действия. Альтернатива - возможность действия, исключающая другие варианты действий.

Управленческое решение рассматривается в тесной взаимосвязи со всеми этапами общего процесса управления и соответственно все требования к качеству, эффективности и методологии подобных принимаемых решений формируются на основе общих требований, предъявляемых к функционированию системы управления.

Организационные решения - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью, и способствующий решению задач, поставленных перед организацией или подразделением. Среди организационных решений различают:

запрограммированные решения - ситуации с ограниченным числом альтернатив и заданной последовательностью действий;

незапрограммированные решения - неструктурированные или сопряженные с неопределенностью, риском ситуации.

Вторая группа решений - это критичные решения.

Третья группа - это решения, различаемые по способу их формирования. Здесь обычно выделяют три вида решений:

произвольные решения - это решения, подкрепленные красноречием, хитростью начальника или прямой экономической или физической силой;

решения, основанные на суждениях, т.е. выбор, обусловленный знаниями или личным накопленным опытом, здравым смыслом;

рациональные решения - это выбор, обоснованный последовательным выполнением процесса анализа ситуации, например диагностика, формулировка ограничений и критериев, выявление и оценка альтернатив, выбор альтернативы по критериям, реализация решения и анализ результатов.

В последнем случае способ решения и объект, относительно которого принимается решение, выделяются и моделируются отдельно от субъекта действия. Вариант поля возможных рациональных решений в приложении 3.

Этапы процесса принятия решений и методы, наиболее часто применяемые на каждом этапе.

1. Определение целей организации: методы выявления потребностей, в основном из области маркетинга, социологические методы, методы теории ценностей (аксиология).

2. Выявление проблем по поту достижения целей: клинический метод, методы имитационного моделирования, в том числе деловые игры, методы экспертного опроса.

3. Выявление источников проблем: анализ истории фирмы с использованием, например, клинического метода; регрессивный и корреляционный анализ; факторный анализ.

4. Разработка вариантов решений, поиск решений: эвристические методы, например метод «мозговой атаки», морфологический анализ, линейное или динамическое программирование, моделирование деятельности организации и эволюции ее окружения.

5. Отбор наилучших решений: расчеты затрат, методы оптимизации, линейное и динамическое программирование, методы оценки эффективности вариантов решений, например «затраты-выгоды», функционально-стоимостной анализ; методы статистики и методы сравнения.

6. Согласование решений с персоналом: деловые игры, методы «внутреннего маркетинга», психологические методы взаимодействия в малых группах.

7. Утверждение решения: методы оценки риска и методы управления риском.

8. Подготовка решения к вводу в действие: сетевое планирование и управление, методы программирования деятельности подразделений.

9. Сопровождение реализации решения: методы мотивации персонала, методы выборочных обследований, статистические методы, методы теории измерений, методы автоматического регулирования.

10. Проверка эффективности выполненного решения: методы выборочных обследований, социологические методы, методы контроля, анализ надежности, методы анализа эффективности.

Таким образом, системный подход - это подход к исследованию объекта как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.