Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© Архангельский Г. А., 2005

© Архангельский Г. А., 2010, с изменениями

© Дизайн обложки. Студия Артемия Лебедева, 2005

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2018

* * *

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную книгу о Времени «Эта странная жизнь»

От издателей

Книга, которая экономит время, – это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности – и много новых благодарных учеников. Заработает издательство – и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем – в отличие от Глеба и издательства – трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций: ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» – сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону – как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты – они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн,

издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие. Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно.

Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, чего действительно хочешь .

Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Благодарности

Автор благодарит участников Тайм-менеджерского сообщества, которые находились у истоков становления ТМ-темы в новой России и помогали продвижению темы в обществе на самом трудном этапе, в первые пять лет. В особенности:

Ольгу Стрелкову, инициатора создания ТМ-сообщества и ТМ-клуба, давшую массу интеллектуальных и энергетических стимулов и моей первой книге, и «Тайм-драйву»;

Виталия Королева, неизменного идейного вдохновителя ТМ-сообщества с первых дней его существования, «родителя» идеи ТМ-манифеста;

Сергея Козловского и Алексея Бабия – аксакалов и патриархов ТМ-темы в России;

Николая Водолазского, Вадима Иванова, Анну Иванову, Дмитрия Литвака, Александра Мискаряна, Елену Набатову, Николая Павленко, Марию Шарову – активных участников ТМ-сообщества и ТМ-клуба;

Автор благодарит клиентов компании «Организация Времени», чей бесценный опыт теперь может быть доступен другим менеджерам. В особенности инициаторов и руководителей корпоративных ТМ-проектов (в обратном хронологическом порядке):

Викторию Петрову, зам. гендиректора по управлению персоналом, Русский Алюминий;

Александра Селютина, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Надежду Попову, менеджера Департамента обучения PricewaterhouseCoopers;

Наталью Беккер, менеджера Корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»;

Николая Гордеева, генерального директора ОАО «Ломоносовский фарфоровый завод»;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский Стандарт»;

Елену Лебедеву, начальника отдела обучения, Sbarro;

Александра Малахова, key account executive, Mars;

Валентину Искандарову, директора по развитию Группы компаний «СоюзСнаб»;

Гульмиру Тулешову, начальника Управления мотивации Национального банка Казахстана;

Владимира Нюхлова, зам. гендиректора по информационным технологиям, ОАО «Нижегородский масложировой комбинат»;

Бориса Дьяконова, исполнительного директора ОАО «Банк24.ру»;

Любовь Юлис, коммерческого директора «Comstar – Объединенные ТелеСистемы»;

Марка Федина, президента Mago Smart Phones;

Александра Мондруса, управляющего Группой компаний MC-Bauchemie-Russia.

Отдельная благодарность – тем, кто оказал неоценимую помощь в работе над этой книгой, а именно Игорю Манну и Михаилу Иванову, инициаторам издания книги; Екатерине Краус, социологу телеканала «Россия», руководителю фокус-групп и опросов, внесших существенный вклад в улучшение текста; а также всем их участникам, чьи ценные мысли и обратная связь позволили улучшить первоначальный вариант книги.

Всем вам, друзья и соратники, огромное спасибо за то, что благодаря вам тайм-менеджмент в России развивается – и дает результаты!

Обратная связь

Дорогой читатель, все мы уникальны как личности, действуем в самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Поэтому ваш практический опыт внедрения ТМ-техник – бесценен.

Кейсы, ваш опыт практического применения тайм-менеджмента;

Замечания по тексту книги и предложения улучшений;

Предложения по тематике новых глав и разделов.

Пишите мне на e-mail: [email protected] и в «Твиттер» twitter.com/glebarhangelsky .

Любители общения – приходите в мой блог glebarhangelsky.livejournal.com . Участвуйте в дискуссиях, становитесь авторами сайта, вносите свою лепту в повышение культуры отношения к времени в нашем обществе!

И помните наш девиз, который дал название интернет-проекту: Everything Has Room for Improvement! Резервы времени и эффективности есть всегда!

С наилучшими пожеланиями – успевать жить и работать,

Глеб Архангельский

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента

Дорогой читатель, перед вами краткий обзор предстоящих глав. Каждой из них соответствует логический шаг в построении личной системы управления временем. В конце каждой главы соответствующий шаг будет детализирован в несколько конкретных рекомендаций.

1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

В пятницу чаще всего хочется выпить.

В понедельник чаще всего хочется пятницу.

Анекдот.ру

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха .

Вспомните, дорогой читатель, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он неритмичен, а человек существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее». – «Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

Позвоню знакомому;

Выйду покурю;

Посмотрю что-нибудь интересное в Интернете;

Полью цветы;

Выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т. п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

Товарищ, запомни правило простое:
Работаешь сидя –
Отдыхай стоя!

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

Переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов.

Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными.

Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

Правила творческой лени просты:

Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т. п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна продолжительности одного цикла. Например, если длина вашего цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут, чем 8 часов. Когда длительность сна кратна длительности цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите его оптимальную продолжительность для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А.И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось: «Хорошо».

(Василевский А.М. Дело всей жизни. В 2 кн. Кн. 1. – М.: Политиздат, 1988.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8:00. Пусть в 7:30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7:45 – что-нибудь более бодрое, возможно, уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8:00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

Использование сна в течение рабочего дня

Приходилось ли вам, читатель, клевать носом в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?

Посмотрите на среднестатистический график суточных биоритмов человека.

График суточных биоритмов человека

Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую сиесту, обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.

Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».

Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?

Выдержавшая уже два издания, заложила основы современного отечественного тайм-менеджмента; новая книга дает базовые ТМ-техники в популярном формате. Читайте предисловие и первую главу.

Предисловие – Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.

Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь .

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Глава 1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

В пятницу чаще всего хочется выпить.
В понедельник чаще всего хочется пятницу.
Анекдот.ру

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха.

Вспомните, дорогой читатель: приходилось ли вам на работе чувствовать себя себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если «да» – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

• Позвоню знакомому
• Выйду покурю
• Посмотрю что-нибудь интересное в интернете
• Полью цветы
• Выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которые дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от «офисной» среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих «размять» суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы . Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве; если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний, и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

Товарищ, запомни правило простое,
Работаешь – сидя,
Отдыхай – стоя!

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

• Переутомление, объективная «вымотанность» организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;
• Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными;
• Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

«Правила творческой лени» просты:

• Если уж лениться, то «на 100%», не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы, и т.п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
• Сознательно принимать решение «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
• Перед «творческой ленью» загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил «творческая лень» станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ «переключения» в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения, и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А. И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось «Хорошо». …»

(А.М. Василевский «Дело всей жизни», кн. 1, Москва, ИПЛ, 1988г.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий, и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7.45 – что-нибудь более бодрое, возможно уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

Использование сна в течение рабочего дня

Приходилось ли вам, читатель, «клевать носом» в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?

Посмотрите на «среднестатистический» график дневных биоритмов человека. Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую «сиесту», обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.

Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».

Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном, и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?

Возможны альтернативы. Самая простая – небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20-30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.

Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте, или где-то еще – в переговорной, на кресле в дальнем углу, и т.п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микро-сна» определите для себя сами, как правильно оптимальная – 10-15 минут. Один директор завода заводил будильник на 15 минут и засыпал в своем рабочем кресле. Объяснял свой метод так: «долгий сон выбивает из рабочей колеи, а за 15 минут мозг хорошо освежается, но не успевает заснуть слишком уж сильно».

Рассказывает участник ТМ-сообщества Сергей Козловский, гендиректор софтверной компании Нилитис, Минск. «В 1997 году я перепрыгнул несколько карьерных ступенек и стал председателем совета директоров нескольких небольших, но быстро растущих фирм. Нагрузки были невероятные. Человек выдержать такое в норме может только если разделит свои календарные сутки на несколько, т. е. будет спать несколько раз в течение суток, небольшими «порциями».

Я научился спать на работе, положив голову на стол. Никакого кабинета у меня тогда не было. В этой комнате работало еще от 3 до 14 человек. Но если заткнуть уши бумагой, смоченной в воде, то шум не мешает. 20 минут сна - и можно работать дальше. И вот, как-то из-за океана звонит мой шеф. И спрашивает: «Спишь в рабочее время?». «Сплю» - отвечаю. И мы оба понимаем, что это не от спокойной жизни. «Не надо - советует. - Найди другой способ релаксации. Кофе, прогулки в обед...»
Кофе, прогулки - нет, это не мое. Не тот эффект. Тогда я снял комнату рядом с работой и начал спать на законном основании. Стоило это недорого».

«Переживание момента»

«Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновенье.»
Дзенская притча

В заключение темы отдыха необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах.

Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, «бездумное» времяпрепровождение, «творческую лень», созерцание гармонии мироздания, и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» – не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.

Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности, а во время отпуска – обязательно, выделяю время на созерцание заката. Хочешь не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21.15, и длится не больше 25-30 минут.

Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное – во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы – под контролем.

У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследство методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.

В тайм-менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе», осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Эти помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.

Сергей Карелов, председатель совета директоров Silicon Information Technologies , на Первой ТМ-конференции в мае 2003 г. цитировал Рика Филдса:

«Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы заняты – готовкой, уборкой или любовью, – как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. И мы вдруг начинаем замечать такие штрихи и детали, которые нам были неведомы раньше; наше ощущение каждодневной жизни становится яснее, острее и, в то же время, гораздо разносторонней.»

Резюме по главе 1:

Ваш шаг в настройке личного тайм-менеджмента: Потратив минимум «начальных вложений времени», наладить грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

• Сделайте отдых в течение дня ритмичным
• Обеспечивайте максимальное переключение
• Используйте «творческую лень»
• Повысьте эффективность сна
• Применяйте «микро-сон» в течение рабочего дня
• Выделяйте время на «переживание момента».

Сделать предварительный заказ книги вы можете на сайте издательства:
http://www.mann-ivanov-ferber.ru/Book005.htm

Глеб Архангельский, сентябрь 2005. Контакт:
Адрес документа на сайте сайт:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© Архангельский Г. А., 2005

© Архангельский Г. А., 2010, с изменениями

© Дизайн обложки. Студия Артемия Лебедева, 2005

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2018

* * *

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную книгу о Времени «Эта странная жизнь»

От издателей

Книга, которая экономит время, – это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности – и много новых благодарных учеников. Заработает издательство – и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем – в отличие от Глеба и издательства – трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций: ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» – сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону – как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты – они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн,

издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие. Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, чего действительно хочешь .

Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Благодарности

Автор благодарит участников Тайм-менеджерского сообщества, которые находились у истоков становления ТМ-темы в новой России и помогали продвижению темы в обществе на самом трудном этапе, в первые пять лет. В особенности:

Ольгу Стрелкову, инициатора создания ТМ-сообщества и ТМ-клуба, давшую массу интеллектуальных и энергетических стимулов и моей первой книге, и «Тайм-драйву»;

Виталия Королева, неизменного идейного вдохновителя ТМ-сообщества с первых дней его существования, «родителя» идеи ТМ-манифеста;

Сергея Козловского и Алексея Бабия – аксакалов и патриархов ТМ-темы в России;

Николая Водолазского, Вадима Иванова, Анну Иванову, Дмитрия Литвака, Александра Мискаряна, Елену Набатову, Николая Павленко, Марию Шарову – активных участников ТМ-сообщества и ТМ-клуба;

Автор благодарит клиентов компании «Организация Времени», чей бесценный опыт теперь может быть доступен другим менеджерам. В особенности инициаторов и руководителей корпоративных ТМ-проектов (в обратном хронологическом порядке):

Викторию Петрову, зам. гендиректора по управлению персоналом, Русский Алюминий;

Александра Селютина, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Надежду Попову, менеджера Департамента обучения PricewaterhouseCoopers;

Наталью Беккер, менеджера Корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»;

Николая Гордеева, генерального директора ОАО «Ломоносовский фарфоровый завод»;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский Стандарт»;

Елену Лебедеву, начальника отдела обучения, Sbarro;

Александра Малахова, key account executive, Mars;

Валентину Искандарову, директора по развитию Группы компаний «СоюзСнаб»;

Гульмиру Тулешову, начальника Управления мотивации Национального банка Казахстана;

Владимира Нюхлова, зам. гендиректора по информационным технологиям, ОАО «Нижегородский масложировой комбинат»;

Бориса Дьяконова, исполнительного директора ОАО «Банк24.ру»;

Любовь Юлис, коммерческого директора «Comstar – Объединенные ТелеСистемы»;

Марка Федина, президента Mago Smart Phones;

Александра Мондруса, управляющего Группой компаний MC-Bauchemie-Russia.

Отдельная благодарность – тем, кто оказал неоценимую помощь в работе над этой книгой, а именно Игорю Манну и Михаилу Иванову, инициаторам издания книги; Екатерине Краус, социологу телеканала «Россия», руководителю фокус-групп и опросов, внесших существенный вклад в улучшение текста; а также всем их участникам, чьи ценные мысли и обратная связь позволили улучшить первоначальный вариант книги.

Всем вам, друзья и соратники, огромное спасибо за то, что благодаря вам тайм-менеджмент в России развивается – и дает результаты!

Обратная связь

Дорогой читатель, все мы уникальны как личности, действуем в самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Поэтому ваш практический опыт внедрения ТМ-техник – бесценен.

Кейсы, ваш опыт практического применения тайм-менеджмента;

Замечания по тексту книги и предложения улучшений;

Предложения по тематике новых глав и разделов.

Пишите мне на e-mail: [email protected] и в «Твиттер» twitter.com/glebarhangelsky .

Любители общения – приходите в мой блог glebarhangelsky.livejournal.com . Участвуйте в дискуссиях, становитесь авторами сайта, вносите свою лепту в повышение культуры отношения к времени в нашем обществе!

И помните наш девиз, который дал название интернет-проекту: Everything Has Room for Improvement! Резервы времени и эффективности есть всегда!

С наилучшими пожеланиями – успевать жить и работать,

Глеб Архангельский

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента

Дорогой читатель, перед вами краткий обзор предстоящих глав. Каждой из них соответствует логический шаг в построении личной системы управления временем. В конце каждой главы соответствующий шаг будет детализирован в несколько конкретных рекомендаций.

1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

В пятницу чаще всего хочется выпить.

В понедельник чаще всего хочется пятницу.

Анекдот.ру

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха .

Вспомните, дорогой читатель, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он неритмичен, а человек существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее». – «Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

Позвоню знакомому;

Выйду покурю;

Посмотрю что-нибудь интересное в Интернете;

Полью цветы;

Выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т. п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

Товарищ, запомни правило простое:
Работаешь сидя –
Отдыхай стоя!

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

Переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов.

Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными.

Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

Правила творческой лени просты:

Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т. п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна продолжительности одного цикла. Например, если длина вашего цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут, чем 8 часов. Когда длительность сна кратна длительности цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите его оптимальную продолжительность для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А.И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось: «Хорошо».

(Василевский А.М. Дело всей жизни. В 2 кн. Кн. 1. – М.: Политиздат, 1988.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8:00. Пусть в 7:30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7:45 – что-нибудь более бодрое, возможно, уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8:00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

Использование сна в течение рабочего дня

Приходилось ли вам, читатель, клевать носом в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?

Посмотрите на среднестатистический график суточных биоритмов человека.

График суточных биоритмов человека

Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую сиесту, обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.

Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».

Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?

Возможны альтернативы. Самая простая – небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.

Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте или где-то еще: в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микросна» вы можете определить для себя сами, как правило, оптимальная – 10–15 минут. Один директор завода заводил будильник на 15 минут и засыпал в своем рабочем кресле. Объяснял свой метод так: «Долгий сон выбивает из рабочей колеи, а за 15 минут мозг хорошо освежается, но не успевает заснуть слишком уж сильно».

Рассказывает участник ТМ-сообщества Сергей Козловский, гендиректор софтверной компании «Нилитис», Минск. «В 1997 году я перепрыгнул несколько карьерных ступенек и стал председателем совета директоров нескольких небольших, но быстро растущих фирм. Нагрузки были невероятные. Человек выдержать такое может, только если разделит свои календарные сутки на несколько, т. е. будет спать несколько раз в течение суток, небольшими порциями.

Я научился спать на работе, положив голову на стол. Никакого кабинета у меня тогда не было. В этой комнате работало еще от 3 до 14 человек. Но если заткнуть уши бумагой, смоченной в воде, то шум не мешает. 20 минут сна – и можно работать дальше. И вот как-то из-за океана звонит мой шеф. И спрашивает: «Спишь в рабочее время?» – «Сплю», – отвечаю. И мы оба понимаем, что это не от спокойной жизни. «Не надо, – советует. – Найди другой способ релаксации. Кофе, прогулки в обед…»

Кофе, прогулки – нет, это не мое. Не тот эффект. Тогда я снял комнату рядом с работой и начал спать на законном основании. Стоило это недорого».

«Переживание момента»

Развивая тему отдыха, необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». Вспомним дзенскую притчу. «Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновение».

В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах. Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, бездумное времяпрепровождение, творческую лень, созерцание гармонии мироздания и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» – не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» не должны находиться в противоречии – наоборот, они обязаны поддерживать друг друга.

Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности (а во время отпуска – обязательно) выделяю время на созерцание заката. Хочешь не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21:15 и длится не больше 25–30 минут.

Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное – во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы – под контролем.

У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследие методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.

В тайм-менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе» – осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Эти принципы помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.

Сергей Карелов, председатель совета директоров Silicon Information Technologies, на Первой ТМ-конференции в мае 2003 г. цитировал Рика Филдса:

«Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы заняты – готовкой, уборкой или любовью, – как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. И мы вдруг начинаем замечать такие штрихи и детали, которые нам были неведомы раньше; наше ощущение каждодневной жизни становится яснее, острее и в то же время гораздо разносторонней».

Первый шаг создания личной ТМ-системы

Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Сделайте отдых в течение дня ритмичным.

Обеспечивайте максимальное переключение.

Используйте «творческую лень».

Повысьте эффективность сна.

Применяйте «микросон» в течение рабочего дня.

Переживайте момент.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Построение собственной системы тайм-менеджмента (ТМ)

Шаг 1. Отдых

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки а, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Владимир Маяковский выразил принцип максимального переключения в простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя - отдыхай стоя!»

Лень - это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. творческой лени просты.

Если уж лениться, то на 100 процентов, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень - это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться - и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником новых идей и решений. А также - прекрасным ом и восстановлением сил.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Что делать, когда на работе клонит в сон? Если не можете себе позволить полноценный дневной сон, то есть альтернативы:

Небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью;

«микросон» 10–15 минут прямо на рабочем месте или где-то еще: в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой.

Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» - не менее важно, чем его чисто арифметическое количество.

Шаг 2. Мотивация

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В ии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка ( , цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием.

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре - Джо Дассен. Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости».

«Якоря» помогают легче переключиться с а на работу.

Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами - «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов». Например: написание диссертации; разработка -плана региона; в доме; изучение языка; улучшение своей физической формы.

Единственный способ «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел.

Слева выписаны все ваши ежедневные «бифштексы» и «лягушки». Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Если какая-либо на сегодня не предполагалась - оставляйте пустое место. Если предполагалась, но не выполнена - ставьте прочерк. Если выполнена - ставьте галочку.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Шаг 3. Цели

Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как на Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: личное стратегическое планирование (постановка долгосрочных целей); (изучение рынка труда); личная (учет и планирование денег) и т. д.

Мы проактивно планируем будущее нашей «личной корпорации», выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей. Не ждем милостей от природы, а берем их сами. Для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется.

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» - навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…») .

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.

Следующий шаг - формулирование личной миссии. Кто-то из западных -консультантов хорошо сказал:

Цели - это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.

Миссия - то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Теперь полезно определить ключевые области вашей жизни. Например: личное ; семья; друзья; хобби; ; ; благосостояние и т. д. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом не менее … у.е., не позднее чем в ближайшие три года».

Шаг 4. Рабочий день

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и а, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планировать день с утра - хорошо сочетается с решением «уточняющих задач»: согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит: с обзором недели - удобен для координации встреч и задач разных дней между собой - или с обзором дня - удобен при большом количестве задач на день.

Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. На ней можно:

Выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

Держать список самых актуальных на данный момент контактов;

Выписывать «темы для размышления»: не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие .

Но самое полезное применение такой закладки - использовать ее как «стратегическую картонку»: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи - привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Шаг 5. Планирование

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств.

Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее.

Выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5–7).

Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.

При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике - записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление «кайроса».

Любопытный пример. Про Александра Сергеевича Пушкина рассказывают, что, читая разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмм у.

Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи - все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие перемещения задач между разделами. А именно...

1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».

2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система позволяет:

С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц;

С другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

Шаг 6. Приоритеты

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» - не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать - не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного - купить чье-то время. Единственный способ это делать - делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» существуют не сами по себе, а только в привязке к определенной системе критериев.

Интересно посмотреть на опыт аудиторов PricewaterhouseCoopers, для которых расстановка приоритетов особенно важна, поскольку каждый из них работает в условиях большого количества проектов и под руководством нескольких менеджеров, каждый из которых ставит свои задачи. На тренингах в разных группах была сформулирована примерно следующая система критериев.

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи - в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Шаг 7. Информация

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента». Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуации неопределенности?».

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу - внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;

Область далекого внимания - все остальное.

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания - что-то обязательно удалите от него.

Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено .

Шаг 8. Поглотители

Хронометраж, учет и анализ расходов времени - инструменты для борьбы с поглотителями.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.

Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты - и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам.

Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?

Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?

Какой процент времени я трачу на поглотители?

Один из самых типичных поглотителей времени - общественный тран или автомобиль. Вот несколько способов оптимизации тран ного времени: читайте либо слушайте аудиокниги; айте - если действительно аете; выбирайте нестандартные маршруты и время; учитесь (например, учите язык); планируйте; делайте исходящие звонки и т. д.

Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени». Например: в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя и т. д. Второе правило: создайте четкий ритм повышения личной эффективности.

1. Ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.

2. Еженедельно - внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

3. Ежеквартально - «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.

И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент - это не затраты, а .

Шаг 9. «ТМ-бацилла»

Как «заразить» ваших подчиненных «ТМ-бациллой»? Сначала нужно с помощью ТМ-бациллы задействовать внутренние, добровольные ресурсы, а лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.

Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.

Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут - тем лучше.

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без административного ресурса. Как его лучше применять? Лучше меньше инструментов, но - обязательных. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».

И в заключение - главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

Тайм-менеджмент личных и семейных - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качестве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.

1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же».

2. У каждого должно быть время для себя.

3. Принципы взаимо должны проговариваться в явном виде.

Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум с раннего или среднего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.

Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т. д.) - промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой;

Обзорная таблица ежедневных дел - как сказал один менеджер, теперь его сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает его вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!»;
планирование хороших оценок - с помощью обзорных таблиц.

Шаг 10. ТМ-манифест

Можно с пользой для себя применять «35 методов планирования дня» и «28 приемов самомотивации». Можно выйти на следующий уровень и наладить логичную и структурированную систему управления личным временем. И наконец - можно овладеть идеологией, проникнуться духом, прочувствовать фундаментальные принципы.

Большинство часто звучащих сомнений относительно тайм-менеджмента - например, «засушит и обесчеловечит», «повредит человеческим взаимо м», «несовместим с творчеством» - как раз предостережение об опасности техник, примененных без понимания духа методологии. Что ж, ножом можно порезаться, а вилкой - уколоться, но это не повод есть руками. Нужно просто учиться грамотно обращаться с инструментами. В том числе - с идеологиями и методологиями.

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.

Жизнь дана человеку один раз.

Время - это материал, из которого «сделана жизнь».

Время и поступки человека в нем - необратимы.

Управление временем - термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время - можно. Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимо х человека и Времени, а именно...

1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, - эффективность.

2. Куда идти, как выбирать цели - стратегия.

3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности - философия.

Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится - и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Тайм драйв Глеб Архангельский, как успевать жить и работать.

Знание секретов тайм-менеджмента поможет вам найти время не только на то, что важно, но и на то, что доставляет удовольствие.

До конца жизни нам осталось примерно 200–400 тысяч часов, говорит ведущий российский эксперт по тайм-ме­недж­мен­ту Глеб Ар­хан­гель­ский, и наша задача – рас­по­ря­дить­ся этим временем с умом.

Время необходимо найти не только на за­ра­ба­ты­ва­ние денег, но и на семью, друзей, отдых, чтение книг и тысячи других занятий. Большинство людей не за­ду­мы­ва­ют­ся о том, что время, в отличие от денег, – ресурс невос­пол­ни­мый, и продолжают бесшабашно его транжирить.

Автор в доступной форме знакомит читателя с секретами тайм-ме­недж­мен­та, или техники управления личным временем. Сильные стороны книги – это возможность применить ее ре­ко­мен­да­ции на деле прямо сегодня, четкая структура изложения, а также мно­го­чис­лен­ные обращения автора к примерам из российской истории и современной деловой жизни.

Ар­хан­гель­ский под­ска­зы­ва­ет простые решения проблемы нехватки времени, над которой многие читатели наверняка ломают голову уже давно. Впрочем, следует отметить, что большинство пред­став­лен­ных в книге ре­ко­мен­да­ций хорошо известно в деловой литературе.

Из краткого содержания книги вы узнаете:

• Что такое управление временем и для чего оно нужно
• Какие приемы и методы помогают экономить или эффективнее ис­поль­зо­вать время
• Что такое “поглотители времени” и как с ними бороться

Основные идеи

• Приемы и методы тайм-ме­недж­мен­та позволяют человеку находить время на самые важные и интересные дела в его жизни.
• Настроиться на работу помогает ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”.
• Выполнение неприятной или масштабной работы облегчают методы “съедения лягушки” и “съедения слона”.
• Планируйте свое рабочее время, включая в план и периоды отдыха.
• Если перед вами стоит сразу несколько задач, выбирайте самую при­о­ри­тет­ную. При этом опирайтесь не на интуицию, а на критерии важности.
• Умение вовремя сказать “нет” экономит время и силы.
• Перед тем как приступить к рутинной или не требующей высокой ква­ли­фи­ка­ции работе, подумайте, нельзя ли ее пе­ре­по­ру­чить другим людям.
• Когда на вашем столе накопится слишком много неразо­бран­ных материалов, рас­сор­ти­руй­те их методом вычленения отдельных типов документов.
• Продумайте тактику борьбы с основными “по­гло­ти­те­ля­ми времени”; утечки времени оценивайте с помощью ежедневного хро­но­мет­ра­жа своих действий.
• Ценность навыков по управлению временем ру­ко­во­ди­те­лю лучше всего показывать на личном примере.

Краткое содержание Тайм драйв Глеб Архангельский

Что такое тайм-ме­недж­мент

Когда к человеку приходит понимание того, сколько времени ему осталось на активную жизнь, он начинает всерьез бес­по­ко­ить­ся о максимально полезном рас­хо­до­ва­нии этого времени.

После того, как он привыкает вдумчиво и кропотливо планировать рабочий день, неделю, месяц, часто об­на­ру­жи­ва­ет­ся, что у него появилось намного больше, чем раньше, времени на отдых, “творческую лень” и спокойные размышления о чем угодно.

Управление личным временем – это не раз­но­вид­ность кро­хо­бор­ства и скупости, как может кому-то показаться, а уникальная возможность высвободить время не только на самые важные, но и на самые приятные дела, чтобы жить в со­от­вет­ствии с личными ценностями и при­о­ри­те­та­ми.

Иными словами, тайм-ме­недж­мент – это один из путей к свободному и гар­мо­нич­но­му су­ще­ство­ва­нию.

Са­мо­мо­ти­ва­ция

Психологам хорошо известно, что с помощью нехитрых приемов, действующих чаще всего на бес­со­зна­тель­ную часть психики, человека можно настроить на эффективную работу даже в том случае, когда работа ему неинтересна.

Один из этих приемов – ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”, то есть це­ле­на­прав­лен­ное создание в сознании нужных ассоциаций. Например, если вы привыкли заниматься делами в со­про­вож­де­нии опре­де­лен­ной мелодии, то ее про­слу­ши­ва­ние само по себе способно взбодрить и настроить на рабочий лад.

Иногда таким “якорем” выступает и чашка крепкого кофе, выпиваемая по приходе на работу. Обращаться с пси­хо­ло­ги­че­ски­ми “якорями” следует аккуратно, так как сфор­ми­ро­ван­ные ими ассоциации могут распадаться.

“В области времени нет миллионеров… Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть”.

Иногда нам бывает трудно взяться за дело, когда мы понимаем, что дело это непростое и потребует зна­чи­тель­ных усилий. Используйте в этом случае “метод швей­цар­ско­го сыра”.

Представьте, что стоящая перед вами задача – это кусок сыра, от которого можно откусывать маленькие кусочки, то есть выполнять самые легкие или приятные этапы работы.

Через некоторое время вы заметите, что от основного массива работы уже почти ничего не осталось. Завершив выполнение того или иного этапа, поощрите себя – скажем, откусывайте кусочек шоколадки после написания очередной страницы отчета.

Один из популярных способов заставить себя приступить к выполнению не слишком приятных задач – “съедение лягушки”. Представьте, что самый неприятный для вас участок работы – это холодная, противная лягушка, которую нужно съесть.

После того, как вы покончите с самым трудным, все остальное покажется вам намного более простым для выполнения.

“«Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ас­со­ци­и­ру­ю­щий­ся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удо­воль­стви­ем от того, что делаешь”.

Другой вариант этого метода – “съедение слона”. Когда вы боитесь приступить к задаче из-за ее мас­штаб­но­сти, представьте ее в виде слона, которого вы разрезаете на кусочки, чтобы каждый день съедать по одному.

Заведите таблицу, в которую заносите съеденных “слонов” и “лягушек” по мере их поступления. Назначьте для себя маленькую награду за успешное поглощение опре­де­лен­но­го их количества – например, приятную покупку.

Пред­став­ле­ние времени в виде таблицы – эффективное средство тайм-ме­недж­мен­та, помогающее создать в воображении картину неумолимого течения времени.

“Человек устроен так, что сама фиксация ко­ли­че­ствен­но­го показателя уже под­тал­ки­ва­ет к действиям в нужном направлении”.

Тайм-ме­недж­мент в офисе

Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию пред­ва­ри­тель­но просчитать все действия.

Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непред­ви­ден­ные временные траты, как ав­то­мо­биль­ные пробки или ор­га­ни­за­ци­он­ные просчеты.

Нужно помнить и о том, что план – это не догма, а пред­ва­ри­тель­ная схема, которую нужно кор­рек­ти­ро­вать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непред­ви­ден­ных мелочей.

Продумайте свои действия на этот случай и за­страхуй­тесь от неожи­дан­но­стей – например, собирая максимум до­пол­ни­тель­ной информации о за­пла­ни­ро­ван­ных ме­ро­при­я­ти­ях.

“Очень многие люди на пост­со­вет­ском про­стран­стве не управляют своей жизнью, а плывут по течению”.

Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки.

Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, ис­поль­зу­е­мую в качестве закладки в ежедневнике, – “стра­те­ги­че­скую картонку”. Выполнение за­пла­ни­ро­ван­ных действий такого рода зависит от появления удобного момента.

Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.

“Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя настоящие успешные люди начинали свой путь к успеху вовсе не с покупки пиджака от Армани”.

При пла­ни­ро­ва­нии дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто за­ду­мы­ва­ет­ся. Это отдых для вос­ста­нов­ле­ния сил. Бес­си­стем­ное пе­ре­клю­че­ние внимания не помогает рас­сла­бить­ся – отдых должен быть регулярным и за­пла­ни­ро­ван­ным.

Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору.

Лучший вид короткого отдыха в рабочее время – это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь со­сре­до­то­чить­ся, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса.

Это можно сделать в кабинете, пустой пе­ре­го­вор­ной комнате или автомобиле. Короткий по­сле­обе­ден­ный сон быстро освежит мозг – и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.

“Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел”.

Искусство расставлять приоритеты

Умение находить среди дел главное и в первую очередь заниматься им, а все вто­ро­сте­пен­ные задачи откладывать на потом имеет ко­лос­саль­ную важность не только для работы, но и для жизни в целом.

Самая рас­про­стра­нен­ная причина неудач – наше есте­ствен­ное желание получить все и сразу. Выбор при­о­ри­тет­но­го в данный момент дела – суть тайм-ме­недж­мен­та.

Однако чтобы не ошибиться с выбором приоритета, нужно не полагаться на интуицию, а сфор­му­ли­ро­вать критерии важности (источник задачи, вклад в общий результат, сложность и так далее).

Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели.

“В любом случае, с вечера или с утра пла­ни­ро­вал­ся день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно кор­рек­ти­ро­вать­ся при изменении об­сто­я­тельств”.

Когда человек начнет всерьез разбираться с тем, какие дела имеют пер­во­сте­пен­ную важность, а какие подождут, у него могут возникнуть конфликты с окружающими. Каждый считает, что его проблема или вопрос должны решаться в первую очередь.

Ваша задача – сбросить с плеч гору мелких, вто­ро­сте­пен­ных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами. Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:

• Вежливый и убе­ди­тель­ный отказ. Ничто так не бережет время и силы, как умение говорить “нет”. Научитесь вовремя от­ка­зы­вать­ся от выполнения дел, не со­гла­су­ю­щих­ся с вашими при­о­ри­тет­ны­ми целями. Чтобы человек, которому отказали в его просьбе, не затаил на вас обиду, придумайте прав­до­по­доб­ную причину. Если позволяют об­сто­я­тель­ства, попробуйте привести логическую ар­гу­мен­та­цию своего отказа. Либо докажите человеку, что на самом деле то, о чем он вас просит, ему не нужно или не выгодно.
• “Здоровый пофигизм”. В некоторых ситуациях не следует торопиться с выполнением по­став­лен­ной задачи – завтра она может решиться сама собой, без вашего участия. Перед тем как браться за любое дело, спрашивайте себя, нужно ли его делать вообще и должны ли этим заниматься именно вы. Вокруг вас наверняка есть люди, которые только и ждут, чтобы переложить на ваши плечи свою работу.
• Де­ле­ги­ро­ва­ние работы. Перед выполнением рутинной (или неква­ли­фи­ци­ро­ван­ной) работы подумайте, нельзя ли передать ее другим сотрудникам или обратиться к помощи людей, оказывающих про­фес­си­о­наль­ные услуги. Перепоручив задачу подчиненным, не забывайте следить за тем, как они ее выполняют, и при необ­хо­ди­мо­сти напоминайте им о ней. Не полагайтесь на память, а фиксируйте поручения на карточках или в органайзере (бумажном или электронном). Пусть коллеги и подчиненные знают: вы никогда не забываете, о чем просили других.

“Если ваши планы и до­го­во­рен­но­сти под­твер­жде­ны электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще”.

Как победить хаос

Одна из основных причин утечки дра­го­цен­но­го времени – присутствие вокруг нас толщи ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора, сквозь который приходится продираться к дей­стви­тель­но важной информации.

Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”.

Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем про­из­во­дит­ся сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”).

Затем выделяем следующий массив до­ку­мен­та­ции – и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше из­на­чаль­но­го следования опре­де­лен­ным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дуб­ли­ро­ва­нию папок и еще большему хаосу.

“Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания – что-то обязательно удалите от него”.

“Поглотители времени”

Один из главных источников ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора в жизни человека – это телевидение и другие средства массовой информации. Внимательно про­ана­ли­зи­руй­те свое желание регулярно смотреть выпуски новостей.

Так ли вам нужно знать о военных действиях на Ближнем Востоке, о разводе поп-звезды или любом другом событии, к которому ни вы лично, ни ваша компания не имеете отношения?

Бросьте привычку включать телевизор по утрам и вечерам, используя его в качестве звукового фона. Спрячьте подальше пульт ди­стан­ци­он­но­го управления, чтобы не про­во­ци­ро­вать у себя навязчивое желание постоянно переключать каналы.

Смотрите телевизор выборочно и це­ле­на­прав­лен­но: если в программе стоит передача, которая вам интересна, то запишите ее на ка­кой-ни­будь цифровой носитель, чтобы посмотреть в удобное время.

“Один из самых типичных по­гло­ти­те­лей времени – об­ще­ствен­ный транспорт или автомобиль”.

Победа в борьбе с такого рода “по­гло­ти­те­ля­ми времени” требует си­сте­ма­ти­че­ско­го подхода. Попробуйте замерить точно, сколько времени вы ежедневно тратите на те или иные дела.

Например, носите с собой блокнот и несколько дней подряд педантично записывайте в него, что вы делаете и сколько времени на это ушло (с точностью до 5–10 минут).

Короткие отвлечения от работы, занимающие меньше пяти минут, отмечайте “галочками”, а вечером число этих “галочек” умножьте на 2–3 минуты, чтобы увидеть масштаб этих мелких утечек времени.

Вни­ма­тель­ный, терпеливый мониторинг личного времени позволяет увидеть со всей ясностью, какие временные резервы есть у вас в запасе.

Сравните время, затраченное на при­о­ри­тет­ные и важные дела, со временем, отнятым “по­гло­ти­те­ля­ми”. Когда у вас появятся ко­ли­че­ствен­ные показатели, вы удивитесь, насколько быстро станут сокращаться утечки времени на “по­гло­ти­те­лей”.

“Мы не считаем ежедневную чистку зубов или душ «напрягом», потому что это дав­ным-дав­но вошло в привычку… То же самое в управлении личным временем – лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно”.

Благодаря ежедневному хро­но­мет­ра­жу вы, возможно, впервые точно узнаете, сколько времени на самом деле отнимает дорога на работу и с работы.

Подумайте над тем, как заполнить этот “мертвый” промежуток чем-нибудь полезным – например, чтением книг, про­слу­ши­ва­ни­ем ауди­о­за­пи­сей или изучением иностранных языков.

Наконец, когда вы едете в об­ще­ствен­ном транспорте, просто рас­слабь­тесь и по­ста­рай­тесь хорошо отдохнуть – это будет не менее эффективным ис­поль­зо­ва­ни­ем времени, чем чтение книги.

“Представьте, что какой-то человек про­гу­ли­ва­ет­ся по кладбищу. Остановится ли он у вашей могилы, за­ин­те­ре­су­ет­ся ли надписью на ней?”

В тайм-ме­недж­мен­те – как в спорте: если человек не двигается вперед, он двигается назад. Поставьте перед собой цель каждый день делать хотя бы маленький шажок к экономии личного времени.

Превратите контроль за временем и поиск его ресурсов в такое же регулярное, привычное занятие, как умывание и чистка зубов. Возьмите за правило ежедневно разбираться хотя бы с одним ин­фор­ма­ци­он­ным завалом (очистка рабочего стола, сортировка входящей электронной кор­ре­спон­ден­ции и так далее).

Еженедельно опробуйте ка­кую-ни­будь новую методику управления временем – например, мониторинг временных затрат на текущие дела или ведение органайзера. Раз в три месяца проводите “дис­ци­пли­нар­ную неделю”, в течение которой строго соблюдайте все свои планы, не давайте себе никаких поблажек и ни на минуту не от­вле­кай­тесь от дел.

Культура управления временем

Хотя все мы знаем, что время – это деньги, потеря денег вос­при­ни­ма­ет­ся нами намного болезненнее, чем потеря времени. Ин­ди­ви­ду­аль­ные усилия по экономии личного времени часто разбиваются о стену кол­лек­тив­но­го безразличия.

Идеология тайм-ме­недж­мен­та должна быть сегодня встроена в кор­по­ра­тив­ную культуру любой организации. Самый простой способ пробудить интерес руководства компании к внедрению его принципов – это подсчет финансового ущерба от непро­дук­тив­но за­тра­чи­ва­е­мо­го времени в масштабах одного под­раз­де­ле­ния или всей организации.

Пусть подчиненные убедятся на примере своего начальника, что бороться за время нужно не менее ожесточенно, чем за деньги. Ру­ко­во­ди­тель должен показать на деле, что ценит время своих подчиненных.

Очевидное пре­иму­ще­ство тайм-ме­недж­мен­та состоит в том, что вряд ли найдется хоть один человек, который согласится спокойно смотреть, как бес­смыс­лен­но утекает его жизнь. Чаще всего людям достаточно лишь подсказать, что надо делать для экономии времени.